Con l’avvento di smartphones, tablets, dati in mobilità a tariffe molto basse, risulta comodo vedere, spedire, usare la posta elettronica da più dispositivi contemporaneamente. La modalità fino a qui più semplice è risultata la webmail (che però deve essere usata sempre).
Spesso però risulta scomodo, ad esempio con uno smartphone o tutti i giorni in ufficio, collegarsi alla webmail, inserire le credenziali, leggere la posta rispondere ecc ecc, specialmente in presenza di comode, semplici e gratuite apps che provvedono a collegarsi al proprio server di posta e a permettere la lettura e la spedizione dei propri messaggi oppure avendo ad esempio account multipli non consolidabili in un’unica webmail.
Uno degli elementi più controversi della gestione della posta da più dispositivi è il mantenere sincronizzati i messaggi spediti, ricevuti, in bozza…, in tutti i dispositivi contemporaneamente, nel caso malaugurato di rottura o indisponibilità di uno dei dispositivi utilizzati.
Le modalità di gestione della posta è riconducibile essenzialmente a due protocolli principali:
LO SCENARIO
Studio professionale composto da 5 professionisti, ognuno con una propria casella di posta sul dominio dello studio presso il proprio PC windows fisso e una casella generica leggibile da tutti (condivisa). Tutti i professionisti sono dotati di un tablet Android, di un telefono Iphone, e di un portatile Linux. Questo studio non desidera avere un complesso sistema di condivisione interno (come ad esempio MS exchange) che darebbe luogo ad una spesa eccessiva per hardware, licenze e manutenzione.
USO DI POP3
L’uso di POP3 in questo contesto è, oltre che poco pratico, molto pericoloso, specialmente con riguardo alla casella generica leggibile da tutti. Infatti, per consentire a tutti i membri dello studio di leggere i messaggi di quella casella è necessario che tutti accedano direttamente e contemporaneamente alla casella mediante protocollo POP3 mantenendo una copia del messaggio sempre accessibile sul server. Questa pratica è pericolosa, in quanto il protocollo POP3 assume che un solo client (utente) sia connesso ad una determinata mailbox (casella di posta) e cioè quella che gli è stata assegnata. L’accesso contemporaneo da parte di più utenti può causare corruzione dei messaggi rimasti su server con contemporanea perdita degli stessi per gli altri utenti.
Nel caso in cui sia necessario per tutti i componenti utilizzare la casella condivisa per scrivere messaggi all’esterno, ad esempio da uno dei tablets o smartphones , questi messaggi saranno disponibili solo sul dispositivo utilizzato per la spedizione e non per gli altri utilizzatori della casella.
USO DI IMAP
L’uso di IMAP è in questo contesto decisamente più appropriato, sia sotto il profilo della sicurezza, sia sotto il profilo della praticità d’uso, in quanto tutti i dispositivi leggono e mantengono i messaggi tutti sul server di posta. IMAP è inoltre nativamente in grado di gestire connessioni contemporanee per la stessa casella di posta, di gestire cartelle condivise e di mantenere sincronizzate le email spedite dai singoli dispositivi in maniera trasparente.
L’utilizzo di banda è decisamente inferiore, in quanto possono essere scaricate, ad esempio negli smartphones, le sole intestazioni d’interesse (senza ad esempio gli allegati, solo oggetto, solo messaggio testuale) con contestuale diminuzione del traffico dati.
E LA SICUREZZA?
All’interno dei nostri servizi, sono abilitati contemporaneamente POP, IMAP, SMTP (autenticato) con pieno supporto SSL/TLS. Ciò significa che le autenticazioni avvengono nella più totale sicurezza, anche nel caso si utilizzino access point pubblici senza crittografia. I dati mantenuti all’interno dei nostri sistemi subiscono inoltre un backup giornaliero dei dati, con ritenzione settimanale onsite, offsite, disaster recovery.